Uchwała Nr 27.77.2019 Zarządu Powiatu w Opatowie z dnia 15 maja 2019 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie, uregulowała kompetencje każdej komórki organizacyjnej w urzędzie. W czerwcu  2020 r. uchwałą Nr 81.78.2020 wprowadzono dwie zmiany, w tym jedną odnosząca się do zadań informatyka. Zmiany uwidocznione są w § 30 ust. 7  poprzez dodanie do niego pkt 12, co jest kontynuację decyzji organu stanowiącego wyrażonego poprzez uchwałę Nr XXIII.31.2020 z dnia 27 maja 2020 r. Kompetencje naszej komórki zostały opisane w §29 i 30 ww. aktu.

Wspomnieć należy, że w okresie od 2013-2017 zadania z zakresu ochrony zdrowia były realizowane przez Wydział Inwestycji. W 2017 r. związku z przeprowadzoną reorganizacją urzędu przedmiotowe zadania zostały przesunięte z Wydziału Inwestycji, które realizowało te zadania i przypisane do Wydziału Organizacji i Nadzoru do dotychczasowego stanowiska ds. obywatelskich, które w wyniku powyższego zmieniło nazwę na "stanowisko ds. obywatelskich i ochrony zdrowia". Natomiast spośród przypisanych zadań znalazły się oprócz spraw zdrowotnych, zadania z zakresu koordynowania kontroli przeprowadzanych przez komórki organizacyjne poprzez wydawanie stosownych upoważnień, zadania wynikające z ustawy o cmentarzach (powołanie lekarza lub w razie jego braku innej osoby do prowadzenia oględzin w sprawie stwierdzenia zgonu i jego przyczyny w przypadku niemożności ustalenia przez lekarza, leczącego chorego w ostatniej chorobie, jak również przygotowanie decyzji w sprawie przekazania niepochowanych zwłok do celów naukowych na wniosek uczelni prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych). W roku 2019 przypisano tut. komórce realizację zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, wnioskowanie o przekazanie środków w celu wypłaty świadczenia oraz przygotowanie sprawozdań, wynikających z ustawy o Karcie Polaka, przygotowywanie projektów uchwał dotyczących rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie powiatu. Ponadto zdjęto 4 etaty ujęte w strukturze komórki (zastępca kierownik, stanowisko ds. prawnych, punkt obsługi mieszkańców w Ożarowie, wieloosobowe stanowisko ds. informatyki), a zakres zadań został podzielony na pozostałe stanowiska. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu przekazało zadania z zakresu ochrony danych osobowych Inspektorowi Ochrony Danych, które powstało w myśl ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

Wyciąg z Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie:

§ 29. 1. Wydziałem Organizacji i Nadzoru kieruje kierownik.
2. Referatem Administracyjno – Gospodarczym wchodzącym w skład wydziału, o którym mowa w ust. 1 kieruje kierownik referatu.
3. W skład Wydziału Organizacji i Nadzoru wchodzą:
1) stanowisko ds. kadrowych, symbol OR-I.;
2) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi rady, symbol OR-II.;
3) stanowisko ds. organizacyjnych, symbol OR-III.;
4) stanowisko ds. obywatelskich i ochrony zdrowia, symbol OR-IV.;
5) stanowisko ds. obsługi sekretariatu, symbol OR-V.;
6) stanowisko ds. obsługi archiwum zakładowego, symbol OR-VI.;
7) stanowisko ds. informatyki, symbol OR-VII.;
8) kierownik wydziału, symbol OR-VIII.
9) referat administracyjno – gospodarczy, symbol OR-IX.;
10) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi kancelarii, symbol OR-X.

§ 30. Do zadań Wydziału Organizacji i Nadzoru należy:
1. W zakresie organizacji:
1) opracowywanie statutu i regulaminu oraz ich aktualizacja;
2) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem upoważnień starosty dla pracowników starostwa w zakresie załatwiania spraw oraz wydawania decyzji administracyjnych;
3) uzgadnianie projektów aktów prawnych rady, zarządu i starosty;
4) prowadzenie głównej ewidencji skarg i wniosków wpływających do starosty, przekazywania ich wydziałom oraz jednostkom organizacyjnym powiatu do załatwienia wg właściwości;
5) kontrola terminowego załatwiania skarg i wniosków, załatwianych przez wydziały starostwa, jednostki organizacyjne powiatu oraz opracowywanie zbiorczych analiz i sprawozdań;
6) badanie lub zlecanie badania innym komórkom organizacyjnym starostwa skarg i wniosków obywateli;
7) realizacja zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej.
2. W zakresie spraw kadrowych:
1) gospodarowanie etatami i funduszem wynagrodzeń;
2) sporządzanie i przekazywanie sprawozdań do urzędu statystycznego;
3) prowadzenie spraw osobowych pracowników starostwa, kierowników wydziałów, dyrektorów jednostek organizacyjnych powiatu;
4) prowadzenie spraw odznaczeń państwowych i resortowych;
5) prowadzenie spraw związanych z praktykami studenckimi, podyplomowymi oraz zawodowymi, słuchaczy szkół wyższych, policealnych i średnich;
6) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy;
7) prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych członków zarządu, kierowników jednostek organizacyjnych, komórek organizacyjnych i osób posiadających upoważnienie do podpisywania decyzji w imieniu starosty i rejestrem korzyści;
8) szkolenie, kształcenie, dokształcanie i doskonalenie zawodowe pracowników starostwa;
9) opracowanie do projektu budżetu kalkulacyjnej liczby etatów;
10) prowadzenie i przechowywanie dokumentów dotyczących zawieranych przez starostę porozumień z zakresu prawa pracy i ponadzakładowych układów zbiorowych pracy;
11) koordynacja spraw związanych z urlopami pracowniczymi ich ewidencją i wykorzystaniem;
12) prowadzenie i dokumentowanie spraw dotyczących rent i emerytur;
13) prowadzenie spraw okresowych badań lekarskich pracowników;
14) prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem pracowników starostwa od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny oraz współpraca w tym zakresie z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego.
3. W zakresie obsługi rady i zarządu:
1) zapewnienie obsługi kancelaryjno – biurowej rady, komisji rady i zarządu;
2) organizacyjne przygotowanie posiedzeń i narad organów kolegialnych (rady, komisji stałych i doraźnych powołanych przez radę);
3) sporządzanie protokołów z obrad;
4) przekazywanie podjętych uchwał odpowiednim organom do wykonywania;
5) prowadzenie m.in. rejestrów uchwał rady, uchwał zarządu, interpelacji i wniosków radnych;
6) przekazywanie do realizacji odpisów uchwał rady, zarządu, wniosków komisji i interpelacji radnych właściwym wydziałom, jednostkom organizacyjnym powiatu;
7) prowadzenie działalności statystycznej organów powiatu na potrzeby urzędu statystycznego;
8) opracowywanie w zakresie zleconym przez przewodniczącego rady okresowych informacji, ocen i analiz z działalności rady i jej organów wewnętrznych;
9) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego;
10) prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych radnych powiatu;
11) współdziałanie z wydziałami i jednostkami organizacyjnymi powiatu w opracowywaniu projektów odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych;
12) prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem radnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
4. W zakresie spraw obywatelskich i ochrony zdrowia:
1) wnioskowanie o przekazanie środków w celu wypłaty świadczenia oraz przygotowanie sprawozdań, wynikających z ustawy o Karcie Polaka;
2) organizowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej oraz współpraca z Wojskową Komendą Uzupełnień;
3) przygotowywanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa;
4) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych;
5) zapewnienie przewozu do zakładu medycyny sądowej, a w razie jego braku na terenie powiatu do najbliższego prosektorium zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych;
6) przygotowanie decyzji w sprawie przekazania niepochowanych zwłok do celów naukowych na wniosek uczelni prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych;
7) powołanie lekarza lub w razie jego braku innej osoby do prowadzenia oględzin w sprawie stwierdzenia zgonu i jego przyczyny w przypadku niemożności ustalenia przez lekarza, leczącego chorego w ostatniej chorobie;
8) analiza aktualnej sytuacji prawnej i społecznej w aptekach, ochrony zdrowia i współpraca z ekspertami i środowiskami opiniotwórczymi;
9) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie powiatu;
10) współdziałanie z podmiotami leczniczymi i inspekcją sanitarną;
11) koordynacja zadań instytucji zajmującej się osobami przewlekle chorymi i niepełnosprawnymi;
12) współdziałanie z Wydziałem Finansowym przy opracowywaniu planów finansowych wykorzystania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
13) współudział w opracowaniu programów propagujących zdrowy styl życia;
14) prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników starostwa, emerytów i ich rodzin;
15) opracowywanie okresowych planów kontroli i przedstawianie ich do zatwierdzania staroście i zarządowi;
16) koordynowanie kontroli przeprowadzanych przez komórki organizacyjne poprzez wydawanie stosownych upoważnień;
17) analizowanie i przedkładanie staroście informacji o stopniu wykorzystania materiałów pokontrolnych NIK przez wydziały starostwa i jednostki organizacyjne powiatu;
18) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie powiatu;
19) realizacja zadań powiatu wskazanych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
5. W zakresie obsługi sekretariatu:
1) bieżące prowadzenie publicznie dostępnych wykazów danych o dokumentach podlegających udostępnieniu, tworzenie informacji o zmianach w przepisach prawa, w zakresie prowadzonych spraw oraz publikowanie ich w Biuletynie Informacji Publicznej;
2) obsługa organizacyjna i protokolarna oficjalnych wizyt, wyjazdów i spotkań starosty oraz wicestarosty, w tym m. in. z: parlamentarzystami, samorządem terytorialnym, związkami zawodowymi, innymi organizacjami pozarządowymi, interesantami w sprawach skarg i wniosków;
3) prowadzenie działań związanych z organizacją obchodów świąt państwowych i ważnych rocznic narodowych na terenie powiatu, w zakresie zapewnienia delegacji i odpowiedniej wiązanki;
4) prowadzenie polityki informacyjnej starosty oraz współpraca z mediami przy pomocy pracownika zapewniającego tą obsługę;
5) pomoc przy redagowaniu artykułów na stronę internetową Urzędu, przygotowywanie wystąpień, listów gratulacyjnych, życzeń, podziękowań, kondolencji oraz innych adresów komplementarnych składanych przez starostę, wicestarostę;
6) realizacja zobowiązań starosty, wicestarosty związanych z zaproszeniami, udzieleniem honorowego patronatu nad wydarzeniami organizowanymi na terenie powiatu (przy pomocy Wydziału Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki) oraz udziałem w komitetach honorowych;
7) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu, kierownikami jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji, straży oraz osób prawnych w zakresie realizacji zadań reprezentacyjnych starosty, wicestarosty;
8) prowadzenie spraw z zakresu dialogu społecznego i obywatelskiego;
9) prowadzenie obsługi sekretariatu starosty i wicestarosty;
10) organizowanie przyjęć interesantów zgłaszających się do starosty i wicestarosty;
11) prowadzenie rejestru ofert przetargowych, przyjęć interesantów, rejestru wyjść dla kierowników jednostek organizacyjnych poza teren zakładu pracy, delegacji służbowych, terminarza rezerwacji sal konferencyjnych Urzędu;
12) cykliczne przygotowywanie informacji starosty o pracy zarządu powiatu pomiędzy sesjami rady powiatu.
6. W zakresie obsługi archiwum zakładowego:
1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych wydziałów starostwa oraz współpraca w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji do przekazania archiwum zakładowemu;
2) przechowywanie i opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz zabezpieczenie w zakresie konserwacji posiadanych i przyjmowanych akt;
3) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej do celów służbowych;
4) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
5) przygotowywanie do brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
6) porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych oraz współpraca z archiwum państwowym;
7) prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych;
8) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.
7. W zakresie obsługi informatycznej:
1) koordynacja działań z zakresu informatyzacji starostwa;
2) prowadzenie inwestycji w zakresie infrastruktury informatycznej;
3) zabezpieczenie ciągłości infrastruktury informatycznej;
4) zabezpieczenie przestrzegania prawa autorskiego i ochrony danych osobowych przy używania oprogramowania informatycznego w starostwie;
5) organizacja szkoleń w zakresie obsługi sprzętu i oprogramowania informatycznego;
6) wdrażanie postępu technicznego w zakresie informatyzacji;
7) obsługa informatyczna Biuletynu Informacji Publicznej;
8) bieżące monitorowanie i prowadzenie spraw związanych z technicznym zabezpieczeniem przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym;
9) wykonywanie obowiązków administratora systemów informatycznych;
10) opracowywanie i aktualizacja przepisów wewnętrznych z zakresu ochrony danych osobowych;
11) aktualizacja informacji umieszczanych na stronach internetowych;
12) zapewnia wspólną obslugę informatyczną dla Centrum Obsługi Placówek Opiekuńczo - Wychowawczych w Opatowie, Powiaotwego Centrum Pomocy Rodzinie w Opatowie i Powiatowego Zakładu Transportu w Opatowie, w szczególności obejmującą:
a) zapewnienie prawidłopwego funkfjonowania systemów teleinformatycznych,
b) nadzor nad posiadanym oprogramowaniem dziecinowym,
c) administrowanie serwerami, sprzętem komputerowym siecią informatyczną oraz dostępem do Internetu, aktualizację oprogranowania,
d) wszlekie inne czynności związane z obslugą informatyczną w tym ewentualne zamówienia opriogramowania, sprzętu itp.
8. W zakresie spraw administracyjno - gospodarczych:
1) zabezpieczenie przestrzegania w starostwie przepisów dotyczących prawa pracy, porządku publicznego, higieny oraz ochrony przeciwpożarowej;
2) zarząd budynkami administracyjnymi oraz gospodarka lokalami biurowymi;
3) zabezpieczenie mienia w wydziałach starostwa;
4) prowadzenie dokumentacji z przeglądów technicznych budynków zarządzanych przez starostwo;
5) zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup i konserwacja środków trwałych, materiałów i pomocy biurowych;
6) prowadzenie obsługi urzędowej tablic ogłoszeń (informacja wizualna dla interesantów), w tym prowadzenie ewidencji;
7) zamawianie i rozprowadzanie dla potrzeb starostwa pieczęci urzędowych i prowadzenie rejestru tych pieczęci;
8) gospodarowanie środkami czystości;
9) gospodarowanie taborem samochodowym i zaspokajanie potrzeb komunikacyjnych starostwa;
10) utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach biurowych oraz wokół budynków zarządzanych przez starostwo;
11) nadzór, planowanie i organizowanie prac pracowników obsługowych;
12) prowadzenie remontów bieżących budynków administracyjnych starostwa oraz nadzór nad realizacją tych zadań.
9. W zakresie obsługi kancelarii:
1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek wpływających do starostwa;
2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych;
3) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej;
4) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby – kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych starostwa lub stanowisk pracy;
5) kierowanie wewnętrznym obiegiem korespondencji kierowanej do starosty;
6) prowadzenie rejestru ofert przetargowych;
7) prowadzenie rejestru faksów, pism przychodzących drogą elektroniczną;
8) przyjmowanie podań ustnych interesantów składanych do protokołu;
9) segregowanie wpływającej korespondencji według jej treści i przekazywanie do sekretariatu oraz komórek organizacyjnych starostwa;
10) wydanie potwierdzeń otrzymania pisma na żądanie składającego pismo.
10. Wykonywanie innych spraw wynikających z obowiązujących przepisów prawa, merytorycznie związanych z zadaniami wydziału.